Bardzo często zastanawiamy się jak określić nasze potrzeby w zakresie obiegu dokumentów. Kiedy kontaktujemy się ze sprzedawcą nie zawsze wiemy jak formułować zapytanie i o jakie kwestie związane z drukowaniem powinniśmy zapytać.
Podczas rozmowy z przedstawicielem handlowym zwykle zostajemy zasypani pytaniami, na które nie znamy odpowiedzi. Bardzo często handlowcy, którzy biorą udział w licznych szkoleniach z góry zakładają, że ich klienci wiedzą o kserokopiarkach wszystko.
Radzimy jak przygotować się do rozmowy z handlowcem i uzyskać od niego ofertę zakupu czy wynajmu kserokopiarki najlepiej dopasowaną do naszych potrzeb. Przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nasza firma potrzebuje wydruków czarno białych, czy kolorowych. Większość z nas z góry zakłada, że kolor nie jest potrzebny, głównie w obawie o wysokie koszty wydruków.
Udowodniono, że wydruk, który zawiera choćby niewielki element kolorowy jest przyjemniejszy dla oka, bardziej przejrzysty i interesujący. Pamiętajmy, że jeżeli korzystamy z koloru w sposób umiarkowany, koszty nie są wcale duże. Po drugie należy się zastanowić, czy często korzystamy z wydruków dużego formatu A3, czy format A4 jest wystarczający.
Kserokopiarki formatu A4 są mniejsze i znacznie tańsze, jednak co zrobimy, jeżeli w firmie zajdzie potrzeba wydrukowania dokumentu w większym formacie?
Bardzo istotne jest też jakie funkcje obiegu dokumentów są nam potrzebne.
Mamy do wyboru:
- drukowanie w sieci, Wifi,
- skanowanie do pliku,
- skanowanie do USB,
- faksowanie,
- zszywanie,
- dziurkowanie.
Najczęściej każda z tych funkcjonalności wiąże się z dodatkowym kosztem. Kiedy już określimy powyższe parametry powinniśmy się zastanowić ile dokumentów zamierzamy drukować i w jakich proporcjach (kolor/mono). Na to pytanie bardzo trudno jest znaleźć odpowiedź, szczególnie jeżeli otwieramy nowe biuro czy biznes. Warto zatem zdecydować się na wynajem kserokopiarki z pakietem wydruków. Taka dzierżawa kserokopiarki polega na tym, że sprzęt pozostaje własnością dostawcy, a my płacimy tylko za faktycznie wykonywane wydruki.
Niektóre firmy oferują wynajem kserokopiarek z minimalnym pakietem wydruków, który możemy regulować do naszych potrzeb w trakcie trwania umowy.
Jeśli planują Państwo dzierżawę lub wynajem kserokopiarki prosimy zapoznać się z artykułem NOWOŚCI W OFERCIE WYNAJMU KSEROKOPIAREK to promocja wakacyjna. Rewelacyjne warunki dzierżawy kserokopiarki. Po wakacjach tak tanio niestety już nie będzie.