Nowoczesne kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne są dostępne w wersji kolorowej lub monochromatycznej, czyli wykonujące tylko wydruki czarno-białe.
Wielu klientów wstrzymuje się przed zakupem sprzętu drukującego w kolorze w obawie przed zbyt wysokimi kosztami eksploatacji. Producenci zachęcają klientów do zakupu kserokopiarek kolorowych oferując atrakcyjne ceny zakupu, które coraz bardziej zbliżają się do cen urządzeń czarno białych.
Na rynku są dostępne tanie drukarki nabiurkowe, oferujące szybki wydruk kolorowy, jednak zwykle korzystają z materiałów eksploatacyjnych w formie Cartridge (cały wymienny moduł), a takie rozwiązanie przeliczane na koszt jednego wydruku może się okazać wyjątkowo kosztowne.
Badania wykazały, że wydruk kolorowy jest dużo przyjemniejszy dla oka, bardziej przejrzysty i zwyczajnie ciekawszy od dokumentu czarno białego. Tworząc oferty handlowe lub katalogi wystarczy zastosować kolor tylko na pierwszej stronie takiego dokumentu, żeby uczynić go ciekawszym i bardziej estetycznym.
Nawet, jeżeli nasze potrzeby wydruków kolorowych ograniczają się do kilkuset kartek w miesiącu, ciężko wyobrazić sobie alternatywę dla własnej kolorowej kserokopiarki, szczególnie, że wydruki oferowane przez punkty ksero wciąż kształtują się na dość wysokim poziomie.
Postanowiliśmy zatem sprawdzić jak zapewnić sobie możliwość wydruków kolorowych, aby nie generowało to zbyt wysokich wydatków dla naszej firmy. Panuje powszechne przekonanie, że wydruku kolorowe są bardzo kosztowne i pozostawienie pracownikom firmy możliwości ich drukowania pociągnie za sobą ogromne koszty zakupu drogich podzespołów i materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek.
Koszt kompletu tonerów do wysokiej klasy kserokopiarki to około 1000 PLN netto, a zestaw bębnów światłoczułych do kserokopiarki to nawet 3500 PLN netto. Odpowiedzią dostawców kserokopiarek jest coraz powszechniejsza oferta nowoczesnej formy korzystania ze sprzętu, a więc wynajem lub dzierżawa kserokopiarek, która polega na tym, że urządzenie pozostaje własnością dostawcy kserokopiarki, a klient płaci za korzystanie z niego w formie comiesięcznej opłaty.
Powstaje jedna miesięczna faktura obliczona na podstawie wskazania stanu licznika kserokopiarki, koszt jednego wydruku kolorowego kształtuje się na poziomie 20 groszy netto, a wydruku czarno-białego 3 grosze netto. Na przykład kserokopiarki Canon i Konica Minolta umożliwiają ustawienie przez serwis domyślnego trybu monochromatycznego, a opcję druku kolorowego można wybrać tylko na wyraźne życzenie. Oprócz tego standardowo kserokopiarki Canon i Konica Minolta są wyposażone w możliwość kontroli dostępu za pomocą kodów PIN przydzielanych indywidualnie każdemu użytkownikowi.
Administrator kserokopiarki może nadać poszczególnym użytkownikom limit wydruków do wykonania. Dla jeszcze większej wygody, możemy opcjonalnie wyposażyć kserokopiarki w czytnik kart magnetycznych, który obsługuje już funkcjonujące w firmie karty. Użytkownik identyfikuje się wtedy za pomocą swojej karty, którą używa między innymi do otwierania drzwi, a administrator może w każdej chwili uzyskać dostęp do kont wszystkich użytkowników kserokopiarki przez jej stronę www.
Niektórzy dostawcy sprzętu, którzy oferują wynajem urządzeń wielofunkcyjnych proponują takie rozwiązania w cenie dzierżawy kserokopiarek. Korzystając z wynajmu kserokopiarek klient płaci zatem niewielką, miesięczną kwotę za wykonywane wydruki, natomiast koszt wszelkich materiałów eksploatacyjnych (za wyjątkiem papieru) leży po stronie dostawcy.
Podsumowując, jeżeli w naszej firmie zachodzi potrzeba uatrakcyjnienia drukowanych materiałów poprzez zastosowanie koloru warto nawiązać kontakt z firmą, która oferuje wynajem kserokopiarek. W ten sposób nie angażując środków na zakup sprzętu możemy korzystać z jego funkcjonalności. Mając na uwadze, że wydruk kolorowy jest kilkakrotnie droższy od czarno-białego warto oczekiwać od serwisanta, który będzie instalował urządzenie, żeby ustawił tryb czarno-biały jako domyślny.
Pamiętajmy, że nawet wydruk tekstu wykonany w trybie kolorowym jest przez kserokopiarkę rozpoznawany jako wydruk kolorowy. Pamiętajmy, że wydruki wewnętrzne, oraz te, które zawierają głównie tekst nie muszą być drukowane w trybie kolorowym. W firmach, gdzie do urządzenia ma dostęp większa grupa użytkowników warto rozważyć jedną z opcji kontroli dostępu za pomocą kodów PIN lub kart magnetycznych. Mamy nadzieję, ze powyższe rady pozwolą Państwu na korzystanie z druku kolorowego bez konieczności ponoszenia niepotrzebnych wydatków.