Ważną funkcja systemu SafeQ jest zwiększenie bezpieczeństwa i kontrola dostępu do drukarek poprzez zabezpieczenie przed nieautoryzowanym korzystaniem z urządzeń wielofunkcyjnych.
Autoryzacja użytkowników może się odbywać za pomocą kodu PIN, lub czytnika kart magnetycznych zamontowanego w drukarce. Pozwala to później na wydruk kompleksowych raportów na temat wszystkich czynności z udziałem urządzeń wielofunkcyjnych.
Możliwe jest wielopoziomowe i szczegółowe księgowanie projektów, tak aby rozliczenie można było łatwo przypisać do konkretnego klienta. Takie rozwiązanie wydaje się szczególnie ważne w kancelariach prawnych, czy firmach budowlanych, gdzie koszty drukowania przypisuje się konkretnym klientom. System umożliwia drukowanie raportów ekologicznych wskazując ile udało się zaoszczędzić drewna, wody czy emisji CO2.
Zwiększenie efektywności drukowania możliwe jest dzięki przydzieleniu uprawnień poszczególnym użytkownikom urządzeń wielofunkcyjnych lub poszczególnym działom. Dzięki temu mamy pewność, że poszczególne osoby drukują tylko te dokumenty i w takiej ilości jak to jest absolutnie niezbędne. W uprawnieniach można nawet zdefiniować czy dokument mają być kolorowe, czarno-białe, jednostronne czy dwustronne. Drukowanie mobilne daje użytkownikom możliwość wysyłania zadań do drukowania dokumentów z domu, restauracji, czy hotelu bez konieczności korzystania z lokalnej sieci.
Na uwagę zasługują też funkcje skanowania. Jednym kliknięciem użytkownicy mogą wysyłać dokumenty z urządzenia wielofunkcyjnego na adres email i do folderu. Nie ma przy tym konieczności wyszukiwania nazwy folderu czy adresu email. Administrator systemu ma możliwość definiowania zaawansowanych przepływów skanowania w celu ich maksymalnego uproszczenia.
SafeQ posiada funkcje systemu płatności, który pozwala na dokonywanie opłat za korzystanie z urządzeń wielofunkcyjnych. Jest to szczególnie przydatne na uczelniach czy w urzędach. Możliwe jest przypisanie różnych cen za wydruk w zależności od użytkownika czy rodzaju wydruku. System pozwala na regularne doładowywanie kont użytkowników.