Wielu z nas spotkało się z sytuacją, kiedy nasza biurowa drukarka odmówiła posłuszeństwa dokładnie wtedy, kiedy konieczne było wydrukowanie bardzo ważnego dokumentu.
Najczęstszą przyczyną przestoju urządzeń wielofunkcyjnych jest brak tonera, dość powszechne są też zacięcia papieru, które zmuszają nas do kłopotliwych poszukiwań kartek w niekończących się drzwiach, zapadkach i klapkach. Nierzadko drukarki wykonują wydruki, których jakość nie jest zadowalająca, zdarza się też, że wyświetlają różne komunikaty o błędach z prośbą o kontakt z serwisem. Często od prawidłowej pracy urządzenia zależy powodzenie ważnego projektu, który nasza firma realizuje, a jego awaria może oznaczać znaczne straty finansowe.
Kluczowym parametrem w przypadku awarii urządzenia wielofunkcyjnego czy drukarki jest zatem czas reakcji serwisu, czyli okres czasu, który dzieli wizytę serwisanta od zgłoszenia awarii. Awarie można zgłaszać telefonicznie, lub coraz częściej poprzez formularz na stronie www dystrybutora drukarek.
Wynajem drukarek a serwis.
Klienci często zastanawiają się, czy jest jakaś różnica pomiędzy czasem reakcji serwisu w przypadku kiedy kupiliśmy urządzenie i serwisujemy je doraźnie u dostawcy, czy też zdecydowaliśmy się na wynajem drukarki, która pozostaje własnością dostawcy. Otóż w przypadku zakupu urządzenia czas reakcji serwisu nie jest jednoznacznie określony, jedynie ustawodawca przewidział, że firma serwisująca ma na usunięcie usterki gwarancyjnej maksymalnie 14 dni. Zatem czas reakcji serwisu zależy w dużym stopniu od woli i możliwości dostawcy sprzętu i jest regulowany głównie przez rynek. Oznacza to, że jeżeli firma, która sprzedaje urządzenia wielofunkcyjne chce być polecana i chce otrzymywać pozytywne opinie od klientów, wtedy zatrudnia optymalną liczbę pracowników i dba o ich poziom wyszkolenia oraz dostępność części zamiennych. Sprawdziliśmy, w praktyce większość dostawców drukarek odwiedza swoich klientów najczęściej w następnym dniu od przyjęcia zgłoszenia. Mamy też informacje, że niektóre naprawy przeciągają się do maksymalnej długości 14 dni.
Jeśli chodzi o wynajem kserokopiarek, sprawy mają się całkiem inaczej. Większość dostawców proponuje w umowach zapisy określające gwarantowany czas reakcji serwisu, z reguły wyrażany w godzinach. Niedotrzymanie terminu może grozić zerwaniem umowy, lub w niektórych przypadkach dotkliwymi karami. Bardziej renomowane serwisy są gotowe nawet zapewnić urządzenie zastępcze na wypadek, gdyby usterka drukarki okazała się niemożliwa do usunięcia od ręki. Tak atrakcyjne warunki współpracy przy wynajmie urządzeń wielofunkcyjnych nie są niczym wyjątkowym i wynikają wprost z samej formuły dzierżawy. Urządzenie, które pozostaje własnością wynajmującego i nie działa, nie generuje przychodu. Zatem w interesie dostawcy leży nieprzerwana praca drukarki.
Podsumowując, wszędzie tam, gdzie nie możemy pozwolić sobie na przestój w pracy urządzeń wielofunkcyjnych warto jest porównać oferty ich dzierżawy. Jeżeli trafimy na rzetelnego dostawcę, przeprowadzimy z nim negocjacje, powinniśmy zagwarantować naszym drukarkom czas reakcji mierzony w godzinach oraz zastępcze urządzenie wielofunkcyjne na wypadek poważnej usterki lub braku dostępnych części.